זהו אולי השלב החשוב ביותר בתהליך; בחירת מערכת המידע שקולה לבחירת מנה במסעדה, ניתן להתרשם מצורתה לפני ביצוע ההזמנה אך רק כאשר אוכלים אותה (מפעילים את המערכת) ניתן באמת לעמוד על טיבה. בניגוד לכמעט כל עסקה אחרת, בה יכול הרוכש להתנסות במוצר טרם רכישתו (למדוד את החולצה, לנסוע ברכב, להפעיל את המכונה, להיכנס לדירה וכדומה), כאן מסתמך הרוכש בעיקר על תחושות בטן וחוות הדעת של קולגות. במצגות השונות, עין לא מקצועית תתרשם בעיקר מהמציג ופחות מהפתרון. כלומר, מציג טוב יחפה על פתרון גרוע ולהיפך, מציג גרוע יקלקל פתרון טוב.
לשם צמצום מידת הניחוש ותחושות הבטן בתהליך הבחירה, יש להגדיר מסמך רכישה מקצועי (RFP) הבא להעביר את המחויבות למספק הפתרון. למעשה, הכוונה להגדיר באופן מקצועי את דרישות הלקוח מהפתרון הנדרש ולהטיל על ספק הפתרון את האחריות להציג ולספק את הפתרונות. למסמך ארבע מטרות עיקריות:

1. להגדיר ללקוח (פנימה) את הציפיות שלו מהפתרון המבוקש – לא תמיד מובן מאליו.
2. להציג את הדרישות באופן ברור ואחיד לכל ספקי הפתרונות המתמודדים.
3. לשמש בסיס לשקלול חוות הדעת על איכות הפתרון שהוצג ע”י ספקי הפתרונות.
4. להגיש לספקי הפתרונות ולדרוש תשובה בכתב אשר תשמש נספח לחוזה ההתקשרות.